Facturen uitlezen, in de juiste categorie zetten, openstaande betalingen opvolgen. Werk dat niemand graag doet en dat toch elke maand terugkomt. Een AI-assistent neemt het sorteerwerk over, je boekhouder houdt de verantwoordelijkheid.
Administratie is zelden moeilijk. Ze is vooral vervelend, en daardoor blijft ze liggen. Bonnetjes verzamelen zich in de bestelwagen, inkomende facturen blijven in de mailbox staan, en eind de maand — of erger, eind het kwartaal — zit je een avond alles bij elkaar te zoeken om het naar je boekhouder te sturen.
Dat kost je op drie manieren geld. Eerst de uren zelf. Dan de kosten van je boekhouder, die duurder wordt naarmate hij meer moet uitzoeken. En ten slotte de aftrekbare uitgaven die je kwijtraakt omdat een bonnetje verdwenen is of een factuur nooit is doorgestuurd.
Aan de andere kant van de rekening zit hetzelfde probleem. Klanten die niet betalen worden niet opgevolgd, gewoon omdat opvolgen ongemakkelijk is en je er nooit aan toekomt. Bij de meeste kleine ondernemingen staat er permanent een bedrag open dat er niet zou moeten staan — niet omdat de klant niet wil betalen, maar omdat niemand er ooit achteraan is gegaan.
Een voorbeeld uit de praktijk van een eenmanszaak met ongeveer zestig inkomende en veertig uitgaande facturen per maand.
Deze cijfers zijn indicatief en gebaseerd op wat we bij vergelijkbare bedrijven zien. Hoeveel jij wint hangt af van je volume, hoe geordend je vandaag al werkt en welk boekhoudpakket je gebruikt. Tijdens de gratis audit rekenen we het door met jouw aantallen.
De grootste winst wordt vaak onderschat en is niet financieel: het gevoel dat je administratie bij is. Geen sluimerende stapel meer die in je achterhoofd zit te knagen op zondagavond. Dat blijkt in de praktijk het effect waar klanten het meest over vertellen.
Bij de meeste KMO's landt een administratieve AI-opzet tussen:
€1.200 en €4.000 eenmaligAan de onderkant zit het uitlezen en sorteren van inkomende stukken naar een net dossier voor je boekhouder. Hoger in de bandbreedte komt de koppeling met je boekhoudpakket, de automatische betalingsopvolging en de aansluiting op je facturatie.
In een maandformule zit dat meestal tussen €90 en €220 per maand. Hou er rekening mee dat dit vaak deels wordt terugverdiend op het honorarium van je boekhouder, omdat hij minder uitzoekwerk heeft.
De exacte prijs hoor je na de gratis audit — vooraf, zwart op wit. We rekenen daarbij ook door of het bij jouw volume überhaupt de moeite loont.
Nee, en dat is ook niet de bedoeling. Je boekhouder doet het werk dat vakkennis en verantwoordelijkheid vraagt: de afsluiting, de aangiftes, het fiscale advies. De AI neemt het voorbereidende sorteerwerk over, waardoor je boekhouder een net dossier krijgt in plaats van een schoendoos.
Bij twijfel legt hij de factuur apart in plaats van te gokken. Alles wat hij wel zelfstandig verwerkt, blijft controleerbaar: je ziet per boeking welk brondocument erachter zit. Correcties die je maakt, onthoudt hij voor de volgende keer.
Alleen als jij dat instelt, en dan nog met een goedkeuringsstap voor de scherpere herinneringen. Een vriendelijke eerste herinnering laten de meeste klanten automatisch lopen; alles daarna wil je zelf in de hand houden, want daar hangt een klantrelatie aan vast.
We werken met EU-conforme diensten en leggen vooraf vast welke gegevens waar terechtkomen en hoe lang ze bewaard blijven. Bankgegevens en betalingsuitvoering blijven altijd buiten de AI: hij leest en sorteert, maar voert nooit betalingen uit. Zie ook ons privacybeleid.
Met de gangbare Belgische pakketten meestal wel, via een koppeling of via een importbestand. Is er geen koppeling, dan leveren we een net gesorteerd dossier op dat je boekhouder zonder extra werk kan inlezen. Dat we je pakket zouden moeten vervangen, komt zelden voor.
De gratis AI-audit brengt je huidige stroom aan facturen en bonnetjes in kaart en toont wat er zonder jou verwerkt kan worden. Vrijblijvend, met een prijs op maat voor je iets beslist.
Vraag je gratis AI-audit aan →