Een bon fotograferen en klaar

Het probleem is niet het invoeren

Het probleem is dat bonnen wekenlang in een jaszak blijven zitten en pas op de laatste dag van de maand als een stapel op tafel komen.

Als indienen tien seconden kost — foto maken, versturen — gebeurt het meteen. Dat is de echte winst; het uitlezen is bijzaak.

De keten

Een foto via een formulier of chat komt binnen bij een webhook. Claude leest bedrag, btw, datum, leverancier en categorie uit. Een tussenstap controleert of de bedragen kloppen en of deze bon niet al eerder is ingediend.

De declaratie belandt in een tabel met status open, en de goedkeurder krijgt een bericht met de foto en de gegevens ernaast.

Dubbele bonnen en randgevallen

Dezelfde bon twee keer indienen gebeurt vaker per ongeluk dan met opzet. Controleer op de combinatie van bedrag, datum en leverancier, en markeer een tweede voorkomen in plaats van hem te weigeren.

Bonnen zonder btw-nummer, buitenlandse bonnen en handgeschreven kwitanties gaan altijd naar een mens. Die zijn te zeldzaam om het model op te trainen en te belangrijk om fout te doen.